Het cursusmateriaal, de lessen en de opdrachten zijn opgebouwd volgens het 7s model van McKinsey.
Het 7 S-model is een instrument dat kan helpen om de organisatie te beschrijven en te analyseren. Het vertrekt vanuit 7 dimensies (Doelen & Weber, 2006)
1. Strategy
2. Structure
3. Systems
4. Staff (personeel)
5. Style (managementstijl)
6. Shared values (gedeelde waarden)
7. Skills (sleutelvaardigheden)
Belangrijk om te weten is dat deze aspecten onderling met elkaar verbonden zijn. Iedere S beïnvloedt de andere.
Strategie, structuur en systemen worden ‘hard’ genoemd, ze zijn tastbaar, te beschrijven, te meten. De andere S-en worden ‘zacht’ genoemd. Ze laten de menselijke kant van de organisatie zien en ook waarin de organisatie zich onderscheidt van de andere.
Niet alle elementen worden diepgaand uitgewerkt. Deze structuur is een kader waarbinnen een aantal aspecten worden toegelicht, gekoppeld aan de eigen praktijkervaring.
1 Strategie
Strategy stoelt op de missie en visie van een organisatie. In de missie en visie beschrijft een organisatie haar identiteit, de bestaansreden en een globaal toekomstbeeld. De strategie is de weg waarlangs de organisatie de doelen wil bereiken.
Wat zijn de visie, de missie en de doelen van deze organisatie?
In welke beleidsplannen zijn deze vastgelegd?
Hoe kunnen medewerkers invloed uitoefenen op het beleid?
Hoe reageert de organisatie op maatschappelijke veranderingen?
Hoe kijkt de organisatie naar de toekomst?
Welke doelen hebben wij als organisatie? Zijn ze SMART geformuleerd?
Wie zijn onze belangrijkste concurrenten en waar zijn die sterk en zwak in?
Welke sterkten en zwakten hebben wij zelf als organisatie?
Wat zijn de kansen en bedreigingen die vanuit de omgeving op ons afkomen?
Hebben we voldoende inzicht, in wat externe belanghebbenden (klanten, concurrenten, leveranciers, werknemers, kapitaalverschaffers, vakbonden) van ons verwachten?
2 Structuur
Bij structure, de organisatiestructuur, gaat het om de manier waarop taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en onderlinge relaties in een organisatie zijn verdeeld en vastgelegd. De organisatiestructuur beschrijft dus de vormen en werking van een organisatie. Bekend is het organogram oftewel het organisatieschema, waarin de diverse onderdelen van een organisatie, zoals afdelingen en teams, zijn weergegeven.
Hoe zijn de taken verdeeld, wie is bevoegd?
Wie rapporteert aan wie?
Wie is voor welke zaken verantwoordelijk?
Hoeveel hiërarchische niveaus zijn er?
Hoeveel vrijheid hebben medewerkers om zelf besluiten te nemen?
3 Systemen
Systems omvat alle formele en informele werkwijzen, protocollen en procedures in een organisatie. Zo zijn er systemen voor: het formuleren van een strategie; werving en selectie van personeel; het motiveren van de medewerkers; het beheersen van de kwaliteit; de informatievoorziening. Systemen zorgen ervoor dat er effectief en efficiënt kan worden gewerkt.
Welke informatiesystemen zijn er voor het verwerken van orders, de planning en uitvoering van de productie, voor beloning en promotie?
Welke systemen worden gehanteerd om ziekteverzuim en personeelsverloop te minimaliseren?
Op welke wijze worden besluiten genomen?
Welke overlegstructuren zijn er in de organisatie aanwezig?Zijn bestaande systemen een belemmering voor slagvaardig en flexibel functioneren?
Welke procedures, voorschriften en regels worden gebruikt in de communicatie?
Welke overlegsituaties zijn er?
Welk kwaliteitszorgsysteem wordt gehanteerd in de organisatie?
Hoe wordt de kwaliteit van de dienst/het product gecontroleerd in de organisatie?
Is dit vastgelegd in een kwaliteitszorgplan?
Hoe wordt de kwaliteit van de medewerkers gecontroleerd in de organisatie?
4 Staff
Staff richt zich op het personeelsbestand van de organisatie, nu en in de toekomst. Kortom, mensen zorgen ervoor dat de organisatiedoelen gehaald kunnen worden. Dat onderstreept het belang van goede werving, selectie, opleiding, beoordeling, beloning en talent- en loopbaanontwikkeling.
Hoe is de personeelsopbouw naar leeftijd, kennis en ervaring, diversiteit?
Wordt er voldoende gebruik gemaakt van de bekwaamheden van medewerkers?
Zijn medewerkers energiek, stressbestendig, creatief en flexibel? Hoe worden medewerkers gemotiveerd?
Is er voldoende gekwalificeerd personeel? Wordt er aandacht besteed aan training en opleiding? Hoe wordt het personeel geworven en geselecteerd?
Welke eisen worden gesteld aan medewerkers? Welke competenties zijn belangrijk in deze organisatie? Is het personeel voldoende bekwaam?
Is er voldoende personeel?
Op grond van welke motieven werken mensen bij deze organisatie?
Is het personeel voldoende gemotiveerd?
Is het personeel tevreden over de taken en de beloning?
Hoe zijn de arbeidsomstandigheden?
5 Style
Style heeft betrekking op leiderschapsstijlen. Leiding is nodig om taken goed uitgevoerd te krijgen en om de onderlinge verhoudingen goed te houden. De stijl van leidinggeven is zeer bepalend voor het al dan niet succesvol functioneren van de organisatie. Er is echter geen beste leiderschapsstijl te benoemen.
Wat is de stijl van leidinggeven binnen deze organisatie?
Hoe wordt er samengewerkt?
Hoe worden mensen aangestuurd?
Hoe zou je de organisatiecultuur kunnen typeren?
Welke normen en waarden gelden in de organisatie? Hoe gaan managers om met kritiek en conflicten?
Vinden de medewerkers hun managers betrouwbaar en bereikbaar?
Durven managers te delegeren? Hoe reageren managers op fouten van hun medewerkers? Kennen managers persoonlijke dingen van hun personeel, hun gezinssituatie, wanneer zij jarig zijn, hun hobby’s?
6 Shared values
Uit shared values blijkt waar de organisatie voor staat. Het geeft aan hoe er met elkaar wordt omgegaan, wat de soms onuitgesproken verwachtingen zijn. Het bepaalt ook op welke manier de organisatie zich van de anderen onderscheiden kan..
Waar zijn mensen in de organisatie trots op?
Wat is het ergste dat je in deze organisatie kunt doen (met uitzondering van crimineel gedrag) Hoe loyaal en betrokken zijn de medewerkers?
Welke slogan past bij het doel van de organisatie?
Wat doet het management om de eigen identiteit van de organisatie te behouden?
Wat zijn de kernwaarden/centrale waarden binnen de organisatie?
Hoe worden deze nageleefd binnen de organisatie?
Wat bindt de werknemers van deze organisatie?
Wat doet de organisatie om medewerkers te binden, te boeien en te bezielen?
7 Skills
Tot de skills behoren de kennis en vaardigheden die de organisatie nodig heeft om de concurrentieslag aan te gaan. ‘Skills’ stelt scherp op wat de eigen organisatie doet schitteren. Waarin is ze goed en/of competitief?
Skills speelt op twee niveaus een belangrijke rol: op medewerkerniveau en op organisatieniveau. Op medewerkerniveau gaat het om competenties. Door competentiemanagement worden medewerkers naar ‘hogere’ niveaus gebracht, waardoor de organisatie als geheel het aanzien krijgt van een excellente organisatie. Op organisatieniveau gaat het om het vermogen om in te spelen op veranderingen: de lerende organisatie.
Op welke gebieden onderscheid de organisatie zich? (sterktes of zwaktes)
Op welk gebied onderscheid het personeelslid zich? (sterktes of zwaktes).
Is de organisatie een ‘lerende’ organisatie?
Hoe speelt de organisatie in op veranderingen?
Hoe worden veranderingen doorgevoerd?
Wordt er nagedacht over innovatie?
Is er voldoende tijd en geld beschikbaar om te innoveren?
Is er ruimte voor scholing van personeel?
Hoe wordt de scholing van het personeel georganiseerd?