Artesis Plantijn Hogeschool Antwerpen
Management en Communicatie
campus Meistraat
Meistraat 5 - 2000 Antwerpen
T +32 3 220 55 20 - F +32 3 220 55 59
mc@ap.be
Management assistant - stage/425740/1923/2021/1/83
Studiegids

Management assistant - stage/4

25740/1923/2021/1/83
Academiejaar 2020-21
Komt voor in:
  • Bachelor in het office management, trajectschijf 2
    Afstudeerrichting:
    • Business & Languages
Dit is een enkelvoudig opleidingsonderdeel.
Studieomvang: 15 studiepunten
Men kan dit opleidingsonderdeel niet volgen binnen een
  • examencontract (met het oog op het behalen van een creditbewijs).
  • examencontract (met het oog op het behalen van een diploma).
Co-titularis(sen): Masschelin An, Soudyn Mireille
Onderwijstalen: Nederlands
Kalender: Module 4
Dit opleidingsonderdeel wordt gequoteerd op 20 (tot op een geheel getal).
Mogelijke grensdata voor leerkrediet: 10.05.2021 (4de module)
Tweede examenkans: niet mogelijk.
Tolereerbaarheid: Voor dit opleidingsonderdeel moet je slagen (wordt nooit getolereerd).
Totale studietijd: 390,00 uren

Waarschuwing

Deze informatie is onder voorbehoud van de verdere evolutie van de Coronamaatregelen.

Volgtijdelijkheid

binnen trajectschijf 1 al minstens 60 studiepunten afgewerkt hebben EN binnen trajectschijf 2 voor minstens 45 studiepunten ingeschreven zijn.

Korte omschrijving

In de loop van het academiejaar zorgt het stageteam er met groepsintervisies, stagelessen en persoonlijke coaching voor dat je als een professionele management assistant in spe op stage kan vertrekken.

Je legt zelf een geschikte stageplaats vast waar je je verworven kennis, vaardigheden en competenties aan de praktijk kan toetsen.

In het kader van internationalisering in de bacheloropleiding loop je stage buiten Vlaanderen. Zijn toegelaten: Brussels hoofdstedelijk gewest, Wallonië, Luxemburg, Nederland, Frankrijk.

Volgende leerlijnen uit de opleiding komen aan bod in je stage: communicatieve vaardigheden, business support en office skills. Je neemt een beroepsgerichte werkhouding aan. Je past je aan het arbeidsritme op het werkterrein aan, werkt in een team en neemt deel aan het geheel van de activiteiten uit het beroepsleven. 

Tijdens de projectweek worden, in voorbereiding op de stage, bedrijfsbezoeken georganiseerd en maak je kennis met het werkveld en de verschillende aspecten van de job als Management Assistant. Je maakt een opdracht over deze bedrijfsbezoeken.

Begincompetenties (tekst)

  • Grondige kennis van het Algemeen Nederlands, zowel in de gesproken als in de geschreven taal.
  • Goede basiskennis van Frans en Engels, zowel in dagelijkse conversaties als bedrijfsterminologie.
  • ICT-vaardigheden
    Een gezonde belangstelling voor de sector hebben.
  • Kritisch reflecteren 
  • Een professionele ingesteldheid.
  • Bereid zijn tot het aanvaarden en toepassen van interne gedragscodes van de organisatie.
  • Discretie, tact, zin voor orde, stiptheid, nauwkeurigheid, zin voor initiatief, verantwoordelijkheidszin, stressbestendigheid, contactvaardigheid.
  • Studenten die het opleidingsonderdeel Frans getolereerd hebben zijn verplicht een stage in het Frans te lopen.

OLR-Leerdoelen (lijst)

De Bachelor Office Management beheerst het Nederlands en minstens 3 vreemde talen (E, FR, D, S). De Bachelor Office Management onderhoudt de interne, externe en interculturele communicatie zowel schriftelijk als mondeling ( telefonie, communicatie, correspondentie, notuleren ..). De Bachelor Office Management kan vragen en wensen van stakeholders correct inschatten en speelt daarop in, hij/zij reageert empatisch in alle professionele situaties en toont zich hierbij steeds discreet conform de beroepsdeontologie en bedrijfscultuur.
De student hanteert de juiste onderhandelingstechnieken en body language. 
De student onderhoudt zowel de interne als de externe contacten, bewaart de huisstijl, zorgt voor correcte telefonische contacten en voor communicatie bij de vergaderingen.
De Bachelor Office Management kan klassieke en digitale informatie opzoeken, verzamelen en archiveren. Hiervoor hanteert de Bachelor Office Management up to date dossiersystemen, klasseer- en archiveringsmethoden en ICT-technologie (document management systemen) en zorgt voor efficiënte informatiedoorstroming en -verwerking.
De student schrijft een zakelijk verslag.
De Bachelor Office Management kan het eigen handelen en denken, dat van anderen en zijn omgeving evalueren. De Bachelor Office Management kan problemen die ontstaan signaleren en bijdragen tot de oplossing ervan. De Bachelor Office Management hanteert hierbij een brede interesse en openheid voor andere culturen, de actualiteit, de politiek, het maatschappelijke en economische gebeuren.
De student houdt zich aan het beroepsgeheim en volgt de deontologische en ethische gedragscodes van de instelling.
De student plaatst zichzelf in de structuur van de organisatie en evalueert daarbij zichzelf.
De student maakt een SWOT-analyse van zichzelf. 
De student verwerft inzicht in de verschillende afdelingen/diensten van de instelling/het bedrijf en kent de doelstellingen en het beleid, de werking, organisatie en ontwikkelingstendensen. 
De Bachelor Office Management toont een actieve houding t.o.v. de beroepsontwikkeling, beseft de noodzaak tot levenslang leren en is bereid om bij te scholen. De Bachelor Office Management heeft aandacht voor nieuwe tendensen, aanvaardt opmerkingen en leert uit eigen fouten.
De student weet zich aan te passen aan de geldende bedrijfscultuur en dress code. 
De Bachelor Office Management heeft inzicht en kennis van boekhouding, software voor statische verwerking, sociale zekerheid, personeelsmanagement, marketing, verkoopstechnieken en kwaliteitszorg. De Bachelor Office Management kan eveneens bedrijfsresultaten, personeels- commerciële en financiele gegevens verwerken, analyseren, opvolgen en rapporteren. De Bachelor Office Management kan budgetten en CRM-systemen beheren.
De student past zich aan op het werkterrein aan het arbeidsritme, teamwork en het geheel van de activiteiten uit het dagelijkse beroepsleven. 
De student maakt en beheert een verzorgde correspondentie en stelt documenten op volgens de geldende normen (BIN- en APA-normering). 
De Bachelor Office Management kan, vanuit een inzicht in de werkorganisatie, plan- en projectmatig werken. De Bachelor Office Management neemt daarbij verantwoordelijkheid en kan coördinerende taken binnen het secretariaat uitvoeren. De Bachelor Office Management kan omgaan met stresssituaties, reageert efficiënt, flexibel en hoffelijk onder alle omstandigheden.
De student past de theoretische kennis toe in de praktijk: administratieve technologie, tekstverwerking, gegevensverwerking, medische terminologie en talenkennis. 
De Bachelor Office Management plant, coördineert en organiseert acties van de manager, events, vergaderingen, congressen, zakenreizen en afspraken met klanten en externe commerciële contacten. De Bachelor Office Management heeft inzicht in de vereisten bij de voorbereiding en organisatie van vergaderingen en volgt mee de besluitvorming op. De Bachelor Office Management organiseert en coördineert het secretariaat, bepaalt de werkindeling op het secretariaat, coördineert en adviseert bij invoering van nieuwe procedures en stuurt het secretariaat logistiek.
De student past zich aan op het werkterrein aan het arbeidsritme, teamwork en het geheel van de activiteiten uit het dagelijkse beroepsleven. 
De Bachelor Office Management is zich bewust van zijn eigen verantwoordelijkheden en evalueert zijn eigen handelen. De Bachelor Office Management organiseert zelfstandig administratieve en organisatorische opdrachten en voert deze systematisch uit. De Bachelor Office Management is kritisch, spoort problemen op en formuleert daaruit een probleemstelling. De Bachelor Office Management kan voor een continuiteit zorgen bij afwezigheid van het management.
De student evolueert in het uitvoeren van de taken zodat deze naar het einde van de stage toe zelfstandig kunnen uitgevoerd worden.
De student handelt een dossier correct af en geeft feedback aan de opdrachtgever. 
De student maakt een SWOT-analyse van zichzelf. 
De Bachelor Office Management kan zelf beslissingen nemen, stelt prioriteiten in het belang van het bedrijf. De Bachelor Office Management helpt spontaan bij dringend werk, formuleert suggesties om problemen op te lossen, is innovatief en creatief.
De student stelt een curriculum vitae op en schrijft een sollicitatiebrief, aangepast aan het werkveld.
De student zoekt zelf een geschikte stageplaats.
De student verwerft inzicht in de verschillende afdelingen/diensten van de instelling/het bedrijf en kent de doelstellingen en het beleid, de werking, organisatie en ontwikkelingstendensen. 

Leerinhoud

Tijdens de stagelessen wordt het stageprogramma (doel, inhoud, taken, ..) voorgesteld, begeleidt het stageteam je bij je zoektocht naar een geschikte stageplaats en worden administratieve formaliteiten afgehandeld.

Volgende topics komen aan bod:

• Opstellen curriculum vitae en sollicitatiebrief
• Zelfreflectie en persoonlijk ontwikkelingsplan
• Bedrijfscultuur
• Solliciteren
• Dress code
• Assertiviteit en algemene omgangsvormen
• Body language
• Do's and don'ts op de werkvloer
• Zakelijk verslag schrijven
• E-mailetiquette

Het doel van de stage is de stagiair een zo ruim mogelijk inzicht te laten verwerven in de werking van een afdeling of departement in een organisatie. De taken moeten een bijdrage leveren aan de administratieve en organisatorische vaardigheden en aan de schriftelijke en mondelinge communicatie-skills.

De onderstaande takenlijst biedt een richtlijn. Het betreft een minimum takenpakket, dat mag uitgebreid worden in de loop van de stage.

Receptiefuncties
• balie/onthaal
• inkomende, uitgaande telefoonbediening
• inschrijvingen
• afspraken maken
Managementfuncties
• afspraakbeheer
• voorraadbeheer
• praktische voorbereiding vergaderingen, reservatie, brochures, documenten, PowerPoint, hand-outs, notuleren
• conferenties/seminaries mee voorbereiden/organiseren
Administratieve functies
• digitaal klassement en archivering
• administratie, dossierbeheer
• postbehandeling, briefwisseling
• rapporteren
• rekeningen, facturatie
• databeheer

Aanwezigheid op alle stagelessen en stageactiviteiten is verplicht.
In het stagereglement vind je de procedure die je moet volgen bij afwezigheid wegens ziekte op je stageplaats.
Zie de studiewijzer (SW) op Digitap voor aanvullende informatie en bindende afspraken over dit opleidingsonderdeel.

Studiematerialen (lijst)

Stagegids Bachelor Office ManagementVerplicht
StudiewijzerVerplicht
Digitap APVerplicht
  • Auteur: Artesis Plantijn Hogeschool Antwerpen

Studiematerialen (tekst): Verplicht







Onderwijsorganisatie

Examentijd
Voorziene tijd voor toetsing2,00 uren
  • Opmerking: stage-evalutie op de stageplaats, oefeningen spraaktechnologie, evaluatieprojectweek
Werkvormen
Hoor- en/of werkcolleges20,00 uren
  • Omschrijving: Stagelessen ter voorbereiding van de stage
Vormen van groepsleren40,00 uren
Werkplekleren en/of stage230,00 uren
Werktijd buiten de contacturen98,00 uren

Toetsing (lijst)

Evaluatie(s) voor beide examenkansen, niet herhaalbaar in tweede examenkans
MomentVorm%Opmerking
AcademiejaarProjectopdracht100,00100 punten als volgt verdeeld:
50 punten: communicatie, business support, office skills en werkhouding door stagementor
20 punten: communicatie, business support, office skills en werkhouding door AP-stagebegeleider
20 punten: stageverslag
10 punten: projectweek
Een malus wordt in rekening gebracht bij het niet respecteren van afspraken en deadlines, tot 30% op het eindtotaal.
Het evaluatieformulier wordt besproken en ter beschikking gesteld voor aanvang van de stage.

Toetsing (tekst)

Zie Digitap voor eventuele verdere instructies