Dit vak bereidt de studenten voor op het plannen van een (internationaal) meerdaags evenement. Dit kan een event zijn, een congres, of een combinatie van beide. Tijdens de colleges gaan we dieper in op de aandachtspunten bij de organisatie van een evenement, wie de belangrijkste actoren in de markt zijn en hoe ze de missie/visie en wensen van de klant kunnen vertalen in een zakelijk evenement.

Indien je slaagt voor dit opleidingsonderdeel heb je voldoende basis om aan de slag te gaan bij een evenementenkantoor of hotel in de meetings & events afdeling.

Week 1 – Introductie tot Special Events Management

We starten met een brede introductie tot de wereld van zakelijke meetings & events. Een gastspreker uit een PCO (Professional Conference Organiser) licht de structuur en verschillende onderdelen van een evenement toe aan de hand van concrete cases. Je ontvangt in deze week ook de briefing van de groepsopdracht.
Week 2 – Van pitch naar uitvoering
Een professional uit een eventlocatie of hotel toont hoe een klantenvraag of pitch wordt vertaald naar een concrete organisatie. Je ontdekt hoe concepten operationeel worden uitgewerkt binnen een meetings & events omgeving.
Week 3 – Event formats en trends
Een expert in event formats neemt je mee in de verschillende mogelijke formats voor zakelijke events en congressen. Je leert welk format het best past bij welke doelstelling. Daarnaast komen actuele trends aan bod, zoals hybride events, audiovisuele innovaties en technieken om deelnemers actief te betrekken. Tijdens deze sessie gaan we ook dieper in op veiligheid tijdens evenementen. 
Week 4 – Beleid en impact van congressen en events
Een vertegenwoordiger van een congresbureau geeft inzicht in het beleid rond congressen en zakelijke events op lokaal en Vlaams niveau. Hierbij ligt de focus op thema’s zoals duurzaamheid, digitalisering, inclusie en diversiteit, en hoe events een bredere maatschappelijke impact kunnen creëren.
Week 5 – Begeleiding groepsopdracht
Tijdens deze week werk je intensief aan je groepsopdracht, met persoonlijke begeleiding van de docent. Je verfijnt je concept, werkt je budget uit en bereidt je pitch voor. Dit is hét moment om vragen te stellen en je idee bij te sturen.
Week 6 – Presentatie en evaluatie
Je sluit het vak af met een professionele presentatie van je eindopdracht aan de docent en de externe partner (PCO). Dit is je kans om je concept overtuigend te verdedigen en je verworven inzichten te tonen.We gaan tijdens gastcolleges dieper in op de organisatie van special events.

Projectopdracht

• De studenten krijgen een probleemsituatie (reële aanvraag) aangereikt uit het werkveld.
• Vanuit gastcolleges wordt relevante informatie aangereikt die nodig is om de casus op te lossen.
• De studenten gaan in groep projectmatig aan de slag. De uitvoering spreidt zich over meerdere momenten. Het resultaat is het product van de acties tijdens meerdere momenten.

Studenten tonen hun competenties aan tijdens dit projectwerk.